An sogenannte Tagungshotels knüpfen sich vollkommen andere Bedingungen als an eine herkömmliche Unterbringungsmöglichkeit. Der Kunde erwartet von den Tagungshotels, die er für die Teilnehmer seiner Seminare bucht, Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und auch die einen oder anderen Überraschungen für seine Gäste.
Wird einSeminar vorbereitet, welches sich über mehrere Tage hinzieht, so wird das Angebot eines Großauftrages meist an mehrere Tagungshotels verschickt. Ein Preisvergleich ist nicht das Einzige worauf der Kunde achten muss, denn selbstverständlich wird die Unterbringung auch die eigene Firma repräsentieren. Dementsprechend sollten die Tagungshotels über einen gewissen Stil und natürlich über fachlich kompetente Mitarbeiter verfügen.
Ob es nun um das Buffet geht oder um den Zimmerservice - viele Kunden fordern den Tagungshotels in beiden Bereichen Großzügigkeit ab, was nicht nur den Umfang sondern auch den zeitlichen Rahmen betrifft. Denn wenn sich das Seminar bis 21 Uhr hinzieht, haben die Teilnehmer danach dennoch den Wunsch ein warmes Essen zu sich zu nehmen. Auch das Stellen eines Shuttleservice wird von den Tagungshotels oftmals erwartet. Dagegen müssen sich Tagungshotels weitausseltener Gedanken über ein umfassendes Tagesprogrammangebot machen.